Stratégie de gestion des fichiers en entreprise

La gestion des fichiers est un processus de gestion des documents dématérialisés. Son objectif est de permettre aux informations d’être partagées, organisées et stockées de manière efficace et appropriée. Cependant, il existe certaines règles à respecter pour parvenir à une gestion des fichiers.

Connaître les bases de la création de documents

Toutes les entreprises génèrent une variété de documents au cours de leurs activités. Il peut s’agir de factures, de lettres de rappel de paiement, de brochures de vente, d’e-mails, de bilans, de feuilles de calcul, de rapports, etc. Et pour garder les choses organisées, les sociétés de petite ou de grande taille doivent établir des règles pour la création de documents.

Pour certaines petites entreprises, le seul point important est de savoir comment gérer des fichiers et comment les réutiliser si nécessaire. Il est inconcevable de procurer à chaque employé un graveur Blu-Ray/CD/DVD externe pour stocker les fichiers sur disques optiques ou sur disques durs externes. Cela se répercuterait sur le coût final de la gestion des fichiers.

La gestion des documents dématérialisés au sein d’une entreprise implique la collaboration de différentes personnes, la révision ou la mise à jour de documents. Ce processus nécessite d’y consacrer un temps précieux à décider comment ces choses doivent être faites pour garantir l’efficacité et la cohérence.

Se demander sur la manière de conserver les fichiers

Pour toute entreprise souhaitant conserver ses fichiers, il faut savoir que cette procédure a un coût lié au stockage. Pour les petites entreprises, le coût le plus important est sans nul doute la perte de temps associée à la recherche des documents. La question est donc de savoir comment ces documents en question seront conservés. La clé de la réussite d’un tel projet est de suivre les pratiques de gestion de fichiers les plus communs au sein des entreprises de toutes tailles.

Par la conservation des fichiers, on sous-entend aussi la manière dont les documents vont être archivés. La question qui se pose se rapporte notamment aux fichiers obsolètes.

Généralement, les entreprises commencent la gestion de leurs fichiers dès le début de l’année. Elles parcourent les différents documents qui touchent leur exercice pour cette nouvelle année, procèdent à une élimination selon leur importance et créent des dossiers étiquetés par année, par sujet, voire déplacer les fichiers si nécessaire.

En effet, l’archivage et la gestion des documents papier suivent à peu près la même méthode que pour les fichiers.

Simplifier la récupération des documents

C’est le sujet central au cœur de la gestion des fichiers en entreprise. La raison est que si le système adopté est complexe, qui ne peut être simplifié pour faciliter la gestion des documents, cela pourrait avoir une répercussion d’ordre financier. Le coût annuel varierait de l’ordre du millier d’euros à quelques centaines de milliers d’euros, en fonction de la taille de l’entreprise.

Une fois de plus, les bonnes pratiques de gestion et d’archivage des fichiers peuvent grandement contribuer à résoudre ce problème. Par exemple, en effectuant des opérations des conventions de dénomination des fichiers, ils seront beaucoup plus faciles à trouver.

Il est également possible de créer une liste d’emplacements de fichiers qui permettra aux utilisateurs de savoir où se trouvent certains types de fichiers et comment les trouver. Par la même occasion, il faut indiquer si ces fichiers se trouvent sur les terminaux utilisés par les employés de l’entreprise, son propre serveur interne ou sur le Cloud. Il s’agit d’une classification efficace dans le cadre de fichiers qui sont uniquement des images, des vidéos ou même des photos. Ainsi, il est plus facile de définir un chemin d’accès aux fichiers recherchés en ayant défini préalablement leur localisation.

Les fichiers sur un réseau partagé ou sur le Cloud doivent être étiquetés en fonction de leur contenu, à la manière des documents classés dans les rangements à tiroirs et les classeurs.

Sécuriser les fichiers

La première ligne de défense pour la sécurité des fichiers d’une entreprise consiste à sécuriser physiquement les locaux de l’entreprise elle-même, en particulier la pièce ou l’étage dédié aux serveurs internes. Toutes les entreprises, même celles de petite taille, doivent mettre en place des systèmes de sécurité.

Les entreprises peuvent également avoir besoin ou vouloir investir dans d’autres dispositifs de sécurité, tels que des barres de fenêtre, des caméras de sécurité ou les agents de patrouille. Il est parfois plus important de dépenser plus d’énergie dans la création de mots de passe et dans le cryptage des fichiers par souci de sécurité. Mais, peu importe, si quelqu’un peut simplement se promener dans les locaux de l’entreprise, ces dispositifs ne sont d’aucune utilité.

En d’autres termes, il faut adopter des mesures de sécurité des fichiers supplémentaires. Elles consistent à :

  • Verrouiller l’accès à tous les documents après les heures d’ouverture (et durant la pause-déjeuner)
  • Effectuer régulièrement des sauvegardes des documents électroniques, de préférence hors site, pour éviter que les fichiers ne soient perdus en cas de catastrophes naturelles
  • Restreindre l’accès des utilisateurs à certains fichiers depuis n’importe quel ordinateur de l’entreprise
  • Vérifier les antécédents des employés pour prévenir le vol de fichier.
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