Partir en voyage d’affaires ou en vacances exige une
organisation sans faille. Des formalités administratives au contenu des
bagages, en passant par les préparations des business meeting et des activités
de loisirs, tout doit être vu et revu pour ne rien oublier. Voici ce qu’il faut
prévoir.
Faire la
check-list des documents de voyage
Dès la confirmation du départ et des réservations de
billets, on établit la liste des documents de voyage à réunir. On vérifie le passeport, sa validité et surtout les
exigences dans le pays de destination. Il existe en effet des spécificités
selon les pays, qui réclament une validité de 3 à 6 mois après le retour. Le
voyage peut nécessiter un visa gratuit ou payant et variable selon la durée et
la nature du séjour. D’autres pièces justificatives comme une attestation de travail ou un ordre de mission ou autres peuvent être
réclamées. Ces formalités administratives varient selon la destination, alors
on prend la précaution de s’informer dans les mois qui précèdent le départ.
Se renseigner
sur les destinations
Le voyage peut se dérouler dans un ou plusieurs endroits,
avec ou sans escale. Il est essentiel de se renseigner sur chacun des
déplacements. Cette étape permet entre autres de lutter contre le décalage
horaire, mais aussi de mieux s’organiser. La ville ou pays hôte peut avoir
des traditions ou des cultures différentes. En se renseignant au préalable, on
évite les faux pas, pouvant nuire l’image de l’entreprise qu’on représente sur
place. On se prépare également pour savoir
si des mesures particulières sont
nécessaires. On pense aux vaccins, à l’hébergement (dans un centre
d’affaires, en centre-ville, quartiers touristiques, etc.) aux équipements à
mettre dans ses bagages (adaptateur prise, trousse de secours, etc.). La
souscription d’une assurance voyage est indispensable, avec des couvertures
relativement larges selon le type de séjour.
Faire une
duplication des documents et fichiers importants
Une bonne organisation passe aussi par une copie de tous les
documents importants. On garde ainsi ces exemplaires de pièces d’identité, de
visas, de contrats d’assurances, de réservations d’hôtels et autres paperasses.
On sauvegarde aussi ses fichiers dans
des disques durs externes et autres supports numériques (mail, cloud,
etc.). Il est judicieux d’avoir ces copies de documents en lieu sûr pour se
préparer à toutes les éventualités : pertes, vols, accidents, etc.
Préparer le
séjour : monnaie, transport, communication, etc.
On s’informe sur la communication sur place : opérateur et forfait pour rester en
contact avec les collaborateurs ou la famille. On prend également des renseignements
sur la devise locale et on n’oublie pas de faire quelques changes dans la monnaie locale au cas
où l’euro n’est pas accepté. Parallèlement, on vérifie aussi les modes de
paiement pour ne pas avoir des soucis d’impayés sur place. Les cartes ne sont
pas toujours valables dans certains endroits. On planifie ses déplacements en
faisant une location de voiture pour les visites professionnelles ou
touristiques, si on ne veut pas s’aventurer avec les transports locaux. Les services d’une agence de voyage
peuvent se révéler d’une aide précieuse pour mieux s’organiser. Elle peut même
s’en charger, en commençant par les formalités administratives, en passant par
l’hébergement jusqu’à la fin du séjour.
