La dématérialisation consiste à transférer, souvent grâce à la numérisation, un document d’un support papier à un support informatique.
Les avantages de la dématérialisation
La numérisation peut être suivie de reconnaissance de documents et de caractères. Outre la réduction des coûts de stockage, la dématérialisation permet aussi une automatisation complète du traitement des données, et génère donc d’importants gains de productivité. Elle se traduit par une homogénéisation des archives documentaires, et par une meilleure réponse aux contraintes légales des entreprises. Pour cela, il convient de faire valider chaque écrit électronique par son émetteur et de sécuriser les échanges, en veillant à ce que les documents puissent être diffusés sans modification. Elle économise les ressources, notamment, un document dématérialisé implique des économies sur les coûts liés au papier. Elle améliore également l’indexation des documents avec des résultats plus exhaustive qu’une indexation manuelle des documents papier.
Facilite le partage d’informations, par exemple, il n’est plus obligé de le photocopier si plusieurs personnes souhaitent y avoir accès en même temps. Enfin, la dématérialisation assure les sauvegardes des documents. En effet, il arrive qu’un document papier soit détruit ou perdu. Dans le cas d’un document électronique, la copie est pratiquement instantanée et gratuite. Plusieurs sauvegardes d’un même document peuvent donc exister à plusieurs endroits et sur plusieurs supports. Il est plus facile et moins coûteux d’assurer la protection des documents électroniques. L’on peut distinguer deux sortes de dématérialisations. En premier lieu, la dématérialisation « native », qui consiste à recevoir tous les nouveaux documents sous format numérique. C’est-à-dire que tous les documents sont reçus sous forme électronique chez l’entreprise. L’étape de numérisation n’est pas nécessaire. Il faut cependant mener toutes les étapes ultérieures. En second lieu, il y a la “dématérialisation duplicative”, qui consiste à copier en format numérique les documents reçus initialement en format papier. Ici, l’étape de numérisation est nécessaire.
Qu’en est-il de la dématérialisation des factures ?
Elle permet d’améliorer la productivité de l’organisation dans une entreprise. En effet, la suppression des tâches à faible valeur ajoutée permet aux employés d’économiser du temps pour se concentrer sur d’autres missions. Elle permet de se démarquer des concurrents grâce au faites qu’elle garantit le respect des délais de règlement aux fournisseurs, des factures accessibles rapidement et garantir qu’aucune facture ne sera égarée. Pour ce faire, l’on peut faire appel à la méthode de RAD/LAD pour assurer un véritable gain de temps pour les saisies manuelles. Encore du temps pour permettre à l’accomplissement d’autres occupations et favoriser surtout une grande motivation aux utilisateurs, qui n’auront plus à effectuer des tâches à faible valeur ajoutée. La dématérialisation occasionne également la numérisation des factures papier par lots sans tri. Permet un accès sécurisé aux différents documents directement depuis le logiciel métier grâce au dépôt en GED (gestion électronique de documents). Autre part, elle offre le rapprochement des factures fournisseurs au bon de commande, la génération et intégration des données extraites dans le logiciel comptable et ERP.
