Pourquoi opter pour une solution de LAD ?

La dématérialisation est un processus qui a convaincu beaucoup d’entre nous (entreprises, associations et collectivités territoriales comme particuliers d’ailleurs), de par ses considérables avantages : gain de temps précieux (par rapport à l’archivage et la recherche de documents, etc.). On peut également citer le gain d’espace physique (il n’y a plus besoin de s’encombrer avec une pile de classeurs contenant ses documents papiers), le geste écologique (utilisation moindre de papiers), etc. Pour l’optimiser, il y a ce qu’on appelle la lecture automatique de documents ou LAD. De quoi s’agit-il ? A quoi elle sert ? Pourquoi opter pour cette solution innovante ? Les réponses dans les lignes qui suivent.

Qu’est-ce que la LAD ?

La LAD est un logiciel qui va au-delà de la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents). En effet, si cette dernière sert essentiellement dans l’archivage de documents (ceux-ci sont différenciés par la RAD, qui va par la suite les archiver selon l’emplacement approprié), la LAD va alimenter le Ged (gestion automatique de documents) avec des informations extraites – d’une manière à la fois rapide et automatique – de documents numérisés.

 

A quoi sert la LAD ?

La LAD s’adresse aussi bien aux documents structurés (tels qu’un questionnaire, un formulaire, des copies d’examen, etc.), aux documents semi structurés (comme les factures, les bons de commande, etc.) qu’aux documents non structurés (essentiellement les courriers entrants). D’une manière générale, elle permet l’automatisation du traitement des documents en suivant 4 étapes : la numérisation du document, la lecture des informations, le contrôle de validation et le transfert automatique des données.

Dans le concret, en plus de la dématérialisation des factures, par exemple, la LAD permet d’accélérer le traitement de ces dernières. Leurs images seront archivées et indexées automatiquement, tout comme la saisie des écritures comptables se fera d’une manière automatique.

Toujours à titre d’exemple, la LAD peut également être utilisée dans le domaine de l’éducation pour une correction automatique des copies d’examen.

 

Quels sont les avantages d’opter pour la LAD ?

La LAD évite aux employés d’une entreprise, d’une collectivité territoriale ou encore d’une association, le traitement manuel des factures ou des courriers entrants, pouvant être fastidieux ou démotivant. En tout cas, cela demande davantage de temps. Le gain de temps offert par le logiciel permettra cependant aux salariés de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. Par ailleurs, grâce au traitement rapide des documents, une meilleure réactivité de l’utilisateur du LAD est au rendez-vous. Cela ne peut que renforcer la confiance des locataires, des fournisseurs, ou encore des organismes de tutelles.

Dans le cas où il s’agit de documents structurés, la LAD garantit l’anonymat. Aussi, les employés à qui l’on a demandé de remplir un questionnaire, par exemple, vont le faire avec une plus grande franchise. Les informations recueillies auraient alors été beaucoup plus pertinentes. S’il s’agit de copies d’examen, une plus grande objectivité est au rendez-vous, la LAD ne tenant pas compte de l’identité du candidat, ce qui n’est pas toujours le cas avec un « être humain ».

Plus d'articles de Perspectives Magazine

Recourir à des professionnels pour trouver un lieu pour vos événements professionnels à Paris

Trouver le bon lieu à louer pour organiser conférences, réunions ou séminaires...
Lire la suite