Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est un ensemble de données électroniques qui accompagne ou est associé à un document électronique. Ses fonctions de base sont d’identifier le signataire sans équivoque, d’assurer l’intégrité du document signé et sa non-répudiation.

Le Certificat électronique, base de la signature électronique

Pour signer un document, il est nécessaire d’avoir un certificat de signature électronique ou CSE. Il contient des clés cryptographiques qui sont les éléments nécessaires pour signer.

Les certificats électroniques sont destinés à identifier sans équivoque leur titulaire et sont délivrés par des prestataires de services de certification.

La signature électronique pour optimiser la gestion des contrats

La dématérialisation a été pensée pour optimiser la gestion documentaire. Grâce à la signature électronique, il est plus facile de suivre le processus en temps réel et de relancer vite fait bien fait les parties blocantes, si cela s’avère nécessaire. L’automatisation des rappels ou encore de la date d’expiration pour les signataires retardataires est également simplifiée. Les avantages sont nombreux, si bien que la signature électronique permet de gérer les contrats plus efficacement et d’optimiser ainsi la productivité de l’entreprise.

Une expérience client améliorée

Les consommateurs n’auront plus à se déplacer pour signer tout contrat de vente et d’achat, B2B ou B2C. La signature électronique est immédiate et disponible en tout temps, faisable n’importe où. On cite par exemple le fait de souscrire à un service via internet, où la signature électronique permet un véritable gain de temps autant pour l’entreprise que pour le client.

Contrairement aux formalités traditionnelles qui consistent à imprimer le contrat en deux exemplaires, à les signer puis à les scanner pour les envoyer par e-mail ou encore à les envoyer par voie postale.

Avec des étapes où tout est entièrement digital, l’entreprise renvoie une image novatrice et moderne, ce qui est un atout aux yeux des clients potentiels.

Et pour l’employé ?

La politique zéro papier permet à l’employé de ne plus se tracasser concernant l’archivage des documents. La signature électronique le rend plus efficace, car c’est déjà un souci un moins et un gain de temps sans conteste. Par exemple, un commercial n’aura plus à s’embêter avec une multitude de contrats et un processus qui peut s’avérer long et déprimant à la longue : envoi, impression, relance si besoin, archivage… Ainsi, avec la signature électronique, toutes ces étapes sont accélérées et l’employé a ainsi davantage de temps pour la prospection et la vente.

Documents sécurisés

Puisque les documents sont électroniques, l’archivage est optimisé. On ne craint plus de les perdre dans toute une pile de papiers. En outre, leur traçabilité est plus fiable. Les preuves des documents électroniques sont irréfutables : chaîne de contrôle, adresse IP, date, etc. L’identification des signataires est garantie.

Dernier point, et non des moindres, la dématérialisation contribue grandement à la protection environnementale, car elle permet de réduire la production de papiers. Ainsi, la déforestation est amoindrie. Cette démarche est aussi économique, car l’utilisation des fournitures et bureau ou de l’encre n’est plus nécessaire.