Notes de frais : conseils pratiques pour les gérer efficacement

Le remboursement des frais avancés par un collaborateur dans le cadre d’une dépense professionnelle est une obligation de l’entreprise. Comme la gestion des notes de frais est le plus souvent fastidieuse avec les règlements incompréhensibles, les justificatifs qui se perdent et les logiciels de gestion trop complexes, le processus de remboursement tend à se compliquer et à trainer. Retrouvez à travers ce guide quelques conseils pour mieux contrôler les notes de frais.

Digitaliser les notes de frais

Ces dernières années, nombreuses sont les startups à avoir proposé aux entreprises des solutions qui permettent d’automatiser les notes de frais. Ces solutions innovantes consistent à utiliser par exemple :

  • Une carte bancaire virtuelle avec plafond défini mensuellement
  • Des applications mobiles pour prendre en photo les reçus des frais de restauration et des frais de déplacement.
  • Une carte de paiement corporate reliée à un logiciel spécifique, comme c’est le cas pour Mooncard. Pour en savoir plus, consultez www.mooncard.co.
  • Un système reliant l’entreprise, l’agence de voyages et l’organisme de paiement pour faciliter la gestion des voyages d’affaires.
  • Etc.

Ajuster la politique de frais de l’entreprise

Pour ajuster la politique de frais, il est essentiel d’étudier vos dépenses. Pour ce faire, il suffit de calculer le montant moyen des notes de frais. Le montant des notes de frais par collaborateur est de 450 euros en moyenne. Ce montant dépend du secteur d’activité de l’entreprise et du poste occupé par le déclarant.

Pour corriger les excès, vous pouvez plafonner le montant des repas d’affaires. Par exemple, vous pouvez plafonner les frais de repas à 1,5 fois le tarif moyen d’un repas correct. Vous pouvez aussi limiter l’utilisation des véhicules personnels des collaborateurs en fixant un seuil de kilométrage pour les trajets : 200 km, 250 km, etc.

Vérifier les notes de frais à partir d’un certain seuil

Pour détecter les éventuelles erreurs ou fraudes, isolez les notes de frais les plus chères. Relevez le montant le plus faible d’entre ces dernières et considérez-le comme le seuil à partir duquel vous allez procéder à un contrôle systématique des notes de frais. De cette façon, vous aurez dans votre ligne de mire les collaborateurs les plus dépensiers et faire en sorte qu’ils respectent les règles. Pour arriver à contrôler et à gérer au moins 75% des notes de frais des collaborateurs, vous pouvez aussi réaliser des tirages aléatoires.

Récupérer la TVA

Nombreuses sont les entreprises qui se contentent de récupérer le taux de TVA sur les repas d’affaires avec les fournisseurs et les clients. Pourtant, il est également possible de le déduire sur les frais de restauration pendant les voyages d’affaires.

Ne pas attendre la fin du moins pour traiter les notes de frais

Imposer des dates butoirs pour la validation, la comptabilisation et le remboursement des notes de frais facilite grandement leur gestion. Non seulement, c’est un moyen de réduire les risques d’erreurs sur les contrôles, mais cela permet aussi de faciliter le travail du comptable à l’approche de la fin du mois.

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