Qu’est-ce que les indemnités kilométriques et comment les gérer en entreprise ?

L’utilisation de votre véhicule individuel dans le cadre de déplacements professionnels vous donne droit à des indemnités kilométriques. Pour en bénéficier, vous devez remplir les conditions nécessaires.

En réalité, la détermination des frais kilométriques et de l’indemnité kilométrique s’effectue dans le respect de certaines normes strictes. Découvrez dans cet article comment vous pouvez gérer les indemnités kilométriques de votre entreprise si les déplacements professionnels ne cessent de se multiplier.

L’indemnité kilométrique : c’est quoi ?

L’indemnité kilométrique est relative aux dépenses opérées par le chef d’entreprise ou par un employé dans le cadre de l’utilisation d’une
voiture personnelle à des fins professionnelles. Ainsi, les frais kilométriques correspondent simplement à l’exploitation d’une voiture privée pour effectuer une mission professionnelle pour votre entreprise. De ce fait, vous pouvez alors bénéficier des indemnités kilométriques pour des déplacements professionnels de différentes natures :

  •  Une course pour achat de produits destinés à la société ;
  •  Une rencontre d’affaires ;
  • La représentation de l’entreprise pour un événement ;
  •  Une course pour l’organisation d’un séminaire pour la société ;
  • Etc.

Les frais couverts par les indemnités kilométriques

Comme indiqué un peu plus haut, les indemnités kilométriques englobent les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel pour les déplacements professionnels. Généralement, ces frais couvrent l’usure globale du véhicule : nettoyage, achat de nouveaux pneus, carburant, l’assurance annuelle de la voiture, etc.

Toutefois, d’autres frais de déplacement ne sont pas pris en compte dans le calcul des indemnités kilométriques. Le péage ainsi que le parking font partie de ces frais. En effet, ils doivent nécessairement faire objet d’une note de frais séparée dans le but d’un déplacement professionnel.

Comment gérer les indemnités kilométriques ?

Lorsqu’il s’agit d’une société ou d’une entreprise de petite taille et que vous réalisez moins de déplacements, il vous serait plus pratique de gérer les frais kilométrique à partir des tableaux Excel. Cependant, vous devrez demeurer attentif aux nombres de kilomètres parcourus. Il vous faudra également appliquer une certaine rigueur dans la gestion.

En revanche, si ces déplacements sont assez nombreux, vous devrez alors faire usage d’un logiciel adapté au calcul de l’indemnité kilométrique. Ce type d’outil de gestion est souvent équipé des barèmes de remboursements et de multiples fonctionnalités. Au nombre de ces dernières, on retrouve :

  •  La visualisation de la distance effectuée ;
  •  Déduction de la distance résidence-bureau ;
  •  L’enregistrement des parcours favoris ;
  •  Etc.

Comment bénéficier des indemnités kilométriques ?

Afin de vous faire rembourser, vous devrez être capable d’exhiber une pièce justificative de frais qui concerne l’usage de votre voiture. Elle doit contenir les informations suivantes : l’objet du déplacement, la date, la distance en kilomètre et la puissance fiscale de véhicule.
Il faut préciser que les indemnités kilométriques ne s’appliquent pas sans certaines conditions. Si vous bénéficiez d’une voiture de fonction ou faites des trajets domicile-travail (sauf exception), vous ne pouvez être éligible à des indemnités kilométriques.

Par ailleurs, l’administration fiscale a approuvé le remboursement des frais kilométrique pour les déplacements effectués à vélo depuis 2016. Selon ce dispositif, le remboursement doit être réalisé sur une base de 25 centimes d’euro par kilomètre parcouru. De plus, aucun employé ne peut demander un remboursement d’une somme supérieure à 200 euros annuellement.

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