L’acquisition d’une caisse enregistreuse demande mûre réflexion. Avec les systèmes d’encaissement « dernière génération », il est tout à fait possible de porter son choix pour une caisse enregistreuse qui correspond parfaitement à son type d’activité. Dans tous les secteurs commerciaux, on le sait, les besoins en gestion comptable ne sont pas identiques. Ainsi, un commerce de proximité ne fonctionne pas comme un établissement hôtelier. Ce petit guide peut aider plus d’un à découvrir comment procéder pour faire le bon choix d’une caisse enregistreuse pour son commerce.
Quelle solution choisir pour son activité ?
Que ce soit pour le choix des logiciels ou encore pour celui des types de caisse, il est très important de tenir compte des besoins liés à son activité. Les caisses classiques (numériques et alphanumériques) sont adaptées pour des fonctions basiques et simples. Au cas où l’activité nécessite un service particulier, le choix doit être porté sur les gammes de caisse moderne. Ces dernières offrent un large panel de fonctionnalités pouvant être individualisées en optant pour un logiciel ou bien une application spécifique. Il en est de même pour le choix du logiciel de caisse. Il est vivement conseillé de voir quelles fonctionnalités et surtout quel service en particulier demande l’activité.
Caisse enregistreuse, la réglementation
Outre les obligations d’édition de tickets de caisse, l’usage d’une caisse enregistreuse pour commerce est régi par la loi. L’État cherche plus précisément à lutter contre les fraudes à la TVA, possibles via les caisses enregistreuses en question. La réglementation, entrée en vigueur en début de l’année 2018, souligne que les caisses enregistreuses doivent se doter d’un logiciel d’encaissement empêchant la dissimulation de recettes et l’impression d’un ticket de caisse sans conservation des transactions.
Effectivement, les fraudes fiscales se font à travers des « caisses permissives ». Elles donnent à un commerçant la possibilité d’omettre la déclaration de certaines recettes en espèces. Afin de l’éviter, l’État oblige tous les commerçants assujettis à la TVA à s’équiper d’une caisse enregistreuse certifiée NF525. Ainsi, ladite caisse enregistreuse obtenue est en mesure de sécuriser et de conserver toutes les données relatives aux transactions effectuées.
A-t-on pensé à la location d’une caisse enregistreuse ?
Les professionnels des solutions monétiques sont à même de proposer deux options : soit l’acquisition d’une caisse enregistreuse, soit la location. Afin de savoir quelle formule est la plus adaptée à sa situation, on doit porter son attention sur plusieurs critères.
Le premier concerne le budget global. Il ne faut pas oublier qu’on doit tenir compte du prix de la caisse enregistreuse (qu’elle soit une caisse tactile, sur iPad ou autre) mais aussi de celui de son logiciel sans oublier la maintenance et la formation du personnel. Si c’est le premier achat d’une caisse tactile, en guise d’exemple, et qu’on démarre l’exploitation du commerce, il est plus judicieux de louer le système d’encaissement.
On peut faire appel un professionnel des caisses enregistreuses afin d’obtenir de plus amples informations au sujet des conditions proposées dans un contrat de vente et dans un contrat de location. On pourra ainsi opter pour l’une ou l’autre de ces options en connaissance de cause et surtout gérer au mieux son budget.
