A l’heure où la dématérialisation des documents est imposée dans les entreprises de très grande ou de petite envergure, le vidéocodage est un moyen de s’assurer de la cohérence des documents numérisés. Zoom sur ce système de vérification et de correction de documents numérisés.
Introduction à la dématérialisation
Parce que la dématérialisation et le vidéocodage sont des processus fortement liés lorsqu’il s’agit de passer à la numérisation de documents, il est nécessaire d’avoir un minimum de connaissance sur ce qu’est la dématérialisation avant d’aborder le sujet du vidéocodage. Le procédé de dématérialisation consiste à convertir les documents physiques pour en faire des données numérisées. La dématérialisation se fait grâce à un logiciel créé spécifiquement pour effectuer la reconnaissance et la lecture automatique des documents (plus connu comme étant la RAD / LAD). Ce dernier traite automatiquement les supports d’informations physiques (généralement sur papier) pour les convertir en des fichiers informatiques. Le but est tout simplement de gagner du temps en fluidifiant au maximum les échanges de documents entre une entreprise et tous ses partenaires (clients, fournisseurs, etc.).
Et maintenant, qu’est-ce que le vidéocodage ?
Si le processus de dématérialisation en lui même est (très) largement plébiscité, et à raison, il a néanmoins ses limites. La réussite de la conversion physique en version numérique est en effet estimée à 90%, et c’est justement pour pallier les 10% manquants que le système de vidéocodage a été mis en place. En gros, il consiste à faire vérifier la conformité des documents non reconnus par le logiciel de dématérialisation par un opérateur de vidéocodage et d’effectuer des corrections ou des saisies si cela s’avère nécessaire.
Comment cela se passe-t-il au juste ?
Le vidéocodage est obligatoirement effectué par un opérateur. Ce dernier sera en charge de vérifier que les informations numérisées sont bien conformes à la version physique. Si après vérification les informations ne sont pas conformes, il lui sera demandé d’effectuer une saisie manuelle du document ou d’une partie non reconnue.
Dans la pratique, les pages numérisées qui nécessitent une vérification sont identifiées et enregistrées automatiquement par le logiciel pour permettre à l’opérateur de savoir exactement où regarder. Durant le traitement, l’opérateur de vidéocodage verra s’ouvrir une double fenêtre, lui permettant d’avoir le visuel du document numérisé sous les yeux tout en procédant à la correction ou à l’ajout de certaines informations, selon le cas.
L’intérêt du vidéocodage
L’essence même de la dématérialisation est de fluidifier les échanges entre les entreprises et tous leurs partenaires. Or, si les documents numérisés ne sont pas tout à fait fiables, il serait impossible de tirer un quelconque bénéfice de ce procédé. Le vidéocodage a été mis en place pour s’assurer que les produits finis (à savoir les fichiers informatiques) sont réellement conformes aux documents physiques pour pouvoir être ensuite exploités.
