Saviez-vous que l’accueil téléphonique constitue une représentation de votre entreprise ? La première impression que les personnes garderont de vous lorsqu’ils vous contacteront reste celle ressentie lors de l’appel téléphonique. Il vous permettra de gagner en émotion, en cohérence et en puissance auprès de vos clients et partenaires. Il importe alors que vous la rendiez parfaite et accueillante. Découvrez donc comment y arriver.
Personnaliser ses annonces d’accueil téléphonique
Dans le but de perfectionner votre accueil téléphonique, vous pouvez créer et personnaliser vos annonces téléphoniques. Il existe des structures spécialisées dans la création d’identité sonore et d’accueil téléphonique.
Avec ATS Studios par exemple, vous pouvez créer un accueil téléphonique avec plus de 45 langues étrangères et locales.
Personnaliser les répondeurs et attentes musicales
Plusieurs personnes aiment qu’on leur diffuse de la musique lors d’un appel pendant le moment d’attente. Cela rend l’attente moins longue pour eux. Vous pouvez réaliser la même chose pour votre accueil téléphonique afin de distraire les appelants.
Certaines structures vous assisteront dans la personnalisation de votre accueil téléphonique. Elles vous aideront à choisir votre musique d’attente parmi des millions de titres musicaux disponibles.
Pour les répondeurs, vous pouvez même sélectionner la voix qui énoncera le message. Ce message devra, cependant, informer vos correspondants de la raison de votre absence.
Personnaliser des prédécrochés
Le contenu prédécroché correspond au premier contact que vos correspondants établiront avec vous. Il s’agit, là, d’un portail d’accès auditif de votre structure. Votre message prédécroché ne doit pas paraitre long et banal.
D’abord, il doit indiquer les informations importantes : la salutation, le nom de votre structure et la formule de politesse. Pour personnaliser votre prédécroché, vous pouvez spécialement choisir la voix qui parlera. Certaines structures proposent des castings de comédiens afin de vous offrir un large éventail de choix. Vous pourrez choisir celle qui vous convainc le plus.
Vous disposez de la liberté d’y ajouter une petite musique qui jouera en attendant que l’appelant soit pris en charge. Vos messages peuvent être :
- informatifs ; pour informer de votre participation à un évènement, vos heures de travail ;
- conviviaux ; pour inviter vos correspondants à un évènement, leur souhaiter de bonnes vacances ou des vœux, ou leur donner vos horaires de travail pendant les périodes spéciales ;
- publicitaires ; pour promouvoir un service ou un produit ou vos activités.
La mise à jour régulière de ces annonces personnalisées
Les annonces créées possèdent, toutes, une durée de vie. Pourquoi cela ? Parce que les périodes évoluent et les choses avec elles. Le message prédécroché que vous avez créé pour souhaiter les vœux ne peut pas être adapté à toutes les périodes de l’année. Après le Nouvel An, par exemple, beaucoup d’autres fêtes existent.
De même, le prédécroché qui souhaite de belles vacances ne restera pas d’actualité toute l’année. Car, les vacances ne durent qu’une période, et après, la rentrée démarre. Aussi, même le message qui effectue la publicité de vos produits doit être revu, car vous proposerez certainement de nouveaux produits ou de nouveaux services.
La mise à jour des contenus contribuera à renforcer votre stratégie de communication et à ravir vos clients. Vous pouvez aussi changer les attentes musicales et les remplacer par des musiques plus actuelles. Vous possédez un site de e-commerce ? Rappelez-vous de l’importance d’un bon accueil téléphonique pour vous.
En somme, il existe diverses manières de perfectionner votre accueil téléphonique. Mais la manière la plus efficace demeure la personnalisation. Votre accueil téléphonique restera unique et agréable pour vos clients et ils en apprendront plus sur vous.
