Voyage à l’étranger : l’essentiel sur les préparatifs

Partir en voyage d’affaires ou en vacances exige une organisation sans faille. Des formalités administratives au contenu des bagages, en passant par les préparations des business meeting et des activités de loisirs, tout doit être vu et revu pour ne rien oublier. Voici ce qu’il faut prévoir.

Faire la check-list des documents de voyage

Dès la confirmation du départ et des réservations de billets, on établit la liste des documents de voyage à réunir. On vérifie le passeport, sa validité et surtout les exigences dans le pays de destination. Il existe en effet des spécificités selon les pays, qui réclament une validité de 3 à 6 mois après le retour. Le voyage peut nécessiter un visa gratuit ou payant et variable selon la durée et la nature du séjour. D’autres pièces justificatives comme une attestation de travail ou un ordre de mission ou autres peuvent être réclamées. Ces formalités administratives varient selon la destination, alors on prend la précaution de s’informer dans les mois qui précèdent le départ.

Se renseigner sur les destinations

Le voyage peut se dérouler dans un ou plusieurs endroits, avec ou sans escale. Il est essentiel de se renseigner sur chacun des déplacements. Cette étape permet entre autres de lutter contre le décalage horaire, mais aussi de mieux s’organiser. La ville ou pays hôte peut avoir des traditions ou des cultures différentes. En se renseignant au préalable, on évite les faux pas, pouvant nuire l’image de l’entreprise qu’on représente sur place. On se prépare également pour savoir si des mesures particulières sont  nécessaires. On pense aux vaccins, à l’hébergement (dans un centre d’affaires, en centre-ville, quartiers touristiques, etc.) aux équipements à mettre dans ses bagages (adaptateur prise, trousse de secours, etc.). La souscription d’une assurance voyage est indispensable, avec des couvertures relativement larges selon le type de séjour.

Faire une duplication des documents et fichiers importants

Une bonne organisation passe aussi par une copie de tous les documents importants. On garde ainsi ces exemplaires de pièces d’identité, de visas, de contrats d’assurances, de réservations d’hôtels et autres paperasses. On sauvegarde aussi ses fichiers dans des disques durs externes et autres supports numériques (mail, cloud, etc.). Il est judicieux d’avoir ces copies de documents en lieu sûr pour se préparer à toutes les éventualités : pertes, vols, accidents, etc.

Préparer le séjour : monnaie, transport, communication, etc.

On s’informe sur la communication sur place : opérateur et forfait pour rester en contact avec les collaborateurs ou la famille. On prend également des renseignements sur la devise locale et on n’oublie pas de faire quelques changes dans la monnaie locale au cas où l’euro n’est pas accepté. Parallèlement, on vérifie aussi les modes de paiement pour ne pas avoir des soucis d’impayés sur place. Les cartes ne sont pas toujours valables dans certains endroits. On planifie ses déplacements en faisant une location de voiture pour les visites professionnelles ou touristiques, si on ne veut pas s’aventurer avec les transports locaux. Les services d’une agence de voyage peuvent se révéler d’une aide précieuse pour mieux s’organiser. Elle peut même s’en charger, en commençant par les formalités administratives, en passant par l’hébergement jusqu’à la fin du séjour.

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