¿Por qué la desmaterialización?

La desmaterialización consiste en transferir, a menudo mediante digitalización, un documento de un soporte de papel a un soporte informático.

Las ventajas de la desmaterialización

El escaneo puede ir seguido del reconocimiento de documentos y caracteres. Además de reducir los costos de almacenamiento, la desmaterialización también permite automatización completa del procesamiento de datos, y por lo tanto genera importantes ganancias de productividad. Da como resultado una homogeneización de los archivos documentales y una mejor respuesta a las limitaciones legales de las empresas. Para ello, es necesario que cada documento electrónico sea validado por su emisor y asegurar los intercambios, asegurando que los documentos se puedan distribuir sin modificaciones. Ahorra recursos, en particular, un documento desmaterializado implica ahorros en los costos relacionados con el papel. También mejora la indexación de documentos con resultados más completos que la indexación manual de documentos en papel.

Facilita el intercambio de información, por ejemplo, ya no es necesario fotocopiarla si varias personas quieren acceder a ella al mismo tiempo. Finalmente, la desmaterialización asegura las copias de seguridad de los documentos. De hecho, a veces un documento en papel se destruye o se pierde.En el caso de un documento electrónico, la copia es prácticamente instantánea y gratuita.Por tanto, pueden existir varias copias de seguridad del mismo documento en varios lugares y en varios medios.La protección de documentos electrónicos es más fácil y económica.Podemos distinguir dos tipos de desmaterializaciones.Primero, la desmaterialización "nativa", que consiste en recibir todos los documentos nuevos en formato digital.Es decir, todos los documentos se reciben en formato electrónico en la empresa.El paso de escaneo no es necesario.Sin embargo, se deben tomar todos los pasos posteriores.En segundo lugar, está la “desmaterialización duplicada”, que consiste en copiar en formato digital los documentos recibidos inicialmente en formato papel.Aquí, el paso de escaneo es necesario.

¿Y la desmaterialización de facturas?

Mejora la productividad de la organización en una empresa.Esto se debe a que la eliminación de tareas de bajo valor agregado ahorra tiempo a los empleados para concentrarse en otras asignaciones.Se distingue de la competencia gracias a que garantiza el cumplimiento de los plazos de pago a los proveedores, facturas de acceso rápido y garantiza que no se perderá ninguna factura.Para hacer esto, el método RAD / LAD se puede utilizar para garantizar ahorros en tiempo real para las entradas manuales.Aún tiempo para permitir la realización de otras ocupaciones y sobre todo promover una gran motivación para los usuarios, que ya no tendrán que realizar tareas de bajo valor añadido. escaneo de facturas lote de papel sin clasificar. Permite el acceso seguro a los distintos documentos directamente desde el software empresarial gracias al archivo en EDM (gestión electrónica de documentos). Por otro lado, ofrece la conciliación de facturas de proveedores con la orden de compra, la generación e integración de datos extraídos en software de contabilidad y ERP.

 

 

 


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