Les collectivités locales, les entreprises privées et publiques ainsi que les administrations sont de plus en plus nombreuses à se tourner vers les solutions de dématérialisation et à opter pour la transition numérique pour gagner en efficacité et en performances. Plusieurs tendances se dessinent notamment en matière de dématérialisation, les voici :
Une solution aux multiples avantages
La dématérialisation de factures et de documents en général est encouragée par l’État. En effet, les grandes entreprises et les personnes publiques doivent avoir mis en place une solution de dématérialisation de factures depuis le 1er janvier 2017. Les ETI, les PME et les micro-entreprises devront ensuite s’y mettre respectivement en 2018, en 2019 et 2020. Comme les entreprises accumulent les documents en papier et doivent composer avec un flux important au quotidien, ce n’est pas une surprise si elles ont du mal à stocker les documents et à s’y retrouver plus facilement. Le recours aux solutions de dématérialisation de documents permet de mieux traiter, gérer et stocker les documents de l’entreprise qui sont plus facilement manipulables dès lors qu’elles sont numérisées.
Pour gagner en efficacité, il faudra tout de même choisir les bons outils de numérisation. Ces derniers doivent notamment répondre aux besoins d’automatisation des processus métier. Il faudra également choisir des solutions innovantes qui simplifient les échanges entre l’entreprise et ses collaborateurs internes et externes. L’application des outils de dématérialisation aide également à booster les processus internes, depuis les ressources humaines jusqu’aux relations entre les salariés.
Les avantages de la numérisation des documents
Que l’on choisisse de numériser uniquement les factures ou l’ensemble des documents de l’entreprise, il existe de nombreuses solutions adaptées qui promettent de belles performances. Les solutions dites à la demande et qui sont hébergées dans un serveur externe restent les plus efficaces pour ceux qui ont un problème de stockage tandis que les solutions en mode Saas sont intéressantes pour ceux qui cherchent à dynamiser leur marché.
Entre la réduction des coûts, la simplicité d’utilisation des solutions, la flexibilité et l’accessibilité de la solution de la dématérialisation, l’entreprise gagne à mettre en place ce type d’outil. Elle peut en effet améliorer la qualité et le confort de travail de leurs salariés qui n’ont plus à s’atteler à des tâches qui sont à faible valeur ajoutée. De plus, tous les processus métier en interne sont optimisés et l’entreprise peut espérer faire de belles avancées sans craindre les pertes et les fraudes des documents grâce à la mise en place de logiciels de sécurité (signature électronique, etc.).
Si les logiciels de numérisation sont pour la plupart propriétaires, il reste que l’open source est une solution qui promet beaucoup plus d’avantages. Sa mise en place ne requiert pas de gros budgets et elle s’adapte aisément à tous les processus déjà existants. Si les avantages financiers sont les plus remarqués, il reste que ce ne sont pas les seuls. En plus d’être évolutifs, les outils de dématérialisation s’adaptent à tous les besoins de l’entreprise. Avec l’ajout de nouvelles fonctionnalités, ce qui est sûr, c’est que sa mise en œuvre ne promet que des points positifs.
