Comment bien organiser une salle courrier en entreprise

La salle du courrier est une pièce vitale pour une entreprise. C’est dans cette salle que transite toute la communication externe. Une bonne organisation permet de s’assurer que le courrier soit traité rapidement et de manière efficace. Les retards ou longs délais de traitement de courrier peuvent s’avérer extrêmement onéreux pour l’entreprise. Pour une bonne organisation du traitement de votre courrier, voici trois conseils.

Soyez ponctuel dans la distribution du courrier

A part si vous avez des employés dédiés à cette tache toute la journée, la distribution du courrier peut facilement tomber comme la dernière de vos priorités. Cette méthode de travail est non seulement inefficace, mais elle peut également poser des problèmes de communication externe et interne. Par exemple, les exemples les réclamations ou les commandes peuvent être traitées plus rapidement. Ce qui ne fera qu’augmenter la satisfaction de vos clients et collaborateurs.

Il est indispensable de fixer un délai strict pour la distribution et la collecte du courrier interne. De cette façon, vos collaborateurs seront toujours assurés que, s’ils n’ont pas reçu de courrier sur leur bureau à une certaine heure, il n’est pas arrivé.

Optimisez l’organisation

Une salle courrier contient beaucoup d’articles de bureautique : enveloppes, trombones, stylos, une cartouche pour la machine à affranchir PITNEY BOWES DM400c par exemple etc….  Il est donc très facile pour ce lieu de devenir un peu chaotique. Pour éviter cela, il vous faut configurer des postes de travail dédiés à chaque tache dans votre salle de courrier.  Un pour l’ouverture du courrier, un pour la mise sous pli, un destructeur de papier pour tout ce qui est publicité et courrier indésirable, etc… Le destructeur de documents est moyen pour vous de gagner de l’espace en terme déchets. Une publicité froissée dans votre poubelle prendra beaucoup plus de place que cette même publicité en boule au fond d’une corbeille. De cette façon, il vous suffit de dédié une place fixe pour chaque équipement ou outil de travail.

Investissez dans les dernières technologies.

Une salle courrier n’est pas forcément la plus grande pièce de l’entreprise. Il existe de nombreuses technologies avancée qui peuvent vous aider à gérer cet espace confiné qui est votre votre salle du courrier. La Poste a mis au point des envois de courrier hybride (votre courrier est envoyé depuis un ordinateur), les machines de mise sous pli, des scanneurs de codes à barres et les machines à affranchir sont peut-être le plus gros gain de temps et d’argent! L’avantage de ce type d’équipement, tout particulièrement la machine à affranchir, est le faible cout par rapport à sa grande praticité. De plus, le fait d’utiliser une machine d’affranchissement vous permet d’accéder à des tarifs préférentiels de La Poste. De cette façon, vous pouvez être sûr que l’affranchissement du courrier ne va pas vous ralentir.